Lorsque vous vous lancez dans l'expédition de colis à l'échelle internationale, la compréhension des documents douaniers nécessaires devient cruciale pour assurer un passage fluide à travers les frontières. Ces formalités administratives peuvent sembler complexes au premier abord, mais une connaissance approfondie des documents requis peut simplifier le processus d'envoi international. Dans cet article, nous explorerons les divers documents douaniers essentiels, expliquant leur rôle et leur importance dans le cadre des expéditions mondiales.

Les documents essentiels à tout expéditeur

Avant de commencer les formalités douanières, assurez-vous d'avoir en votre possession tous les documents nécessaires. En voici la liste :

Facture commerciale : un document utile, véritable passeport pour les douanes

La facture commerciale, c'est bien plus qu'un simple bout de papier – c'est le sésame qui ouvre les portes des douanes partout dans le monde. Imaginez-la comme votre passeport pour les marchandises, celui sans lequel aucun de vos colis ne pourrait franchir les frontières. La facture commerciale détaille ce que vous exportez, combien cela coûte, et où le tout se dirige. Elle est scrutée par les agents douaniers pour estimer la valeur des biens, s'assurer de leur conformité et calculer les éventuels droits de douane.

Cinq indications clés que l'on doit retrouver sur votre facture :

• Le numéro EORI de l'exportateur et de l'importateur : Pour les entreprises au sein de l'Union européenne, le numéro d'Enregistrement et d'Identification des Opérateurs Économiques (EORI) est crucial. Si l'entreprise est hors de l'UE, le numéro d'immatriculation ou de TVA, ou la carte d'identité pour les individus, doit être utilisé.
• Description détaillée des marchandises en anglais : Une description exhaustive des produits est nécessaire pour éviter les retards en douane. Cela inclut la nature, la composition et l'utilisation prévue de l'article expédié.
• Coordonnées de l'importateur et de l'exportateur : Il est important de fournir des informations de contact complètes, y compris le nom de l'entreprise ou de l'individu, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique, afin de faciliter les communications entre toutes les parties concernées.
• Cohérence avec le bordereau d'expédition : Assurez-vous que les informations sur la facture commerciale correspondent à celles du bordereau d'expédition pour éviter toute confusion ou retard durant le processus de dédouanement.
• La facture commerciale doit être fournie en 3 exemplaire : L'original pour la douane, une copie pour l'expéditeur, et une autre pour le destinataire.

Avantages :

• Permet un passage en douane plus fluide.
• Réduit le risque de retards et de frais supplémentaires.
• Essentiel pour prouver la propriété et régler les taxes.

Inconvénients :

• Peut être complexe à remplir sans erreurs.
• Nécessite souvent des informations détaillées pas toujours facilement accessibles.

Le numéro EORI et son importance stratégique

Le numéro EORI est indispensable à toute entreprise qui importe ou exporte au sein de l'Union européenne. Ce petit code numérique est votre identifiant unique auprès des douanes de l'Union européenne, votre signature dans le monde du commerce international. Sans lui, impossible de démarrer les procédures douanières. C'est un peu la clé qui déverrouille les échanges hors des frontières de votre pays.

Cinq points essentiels à connaître sur le numéro EORI

• Obligation pour les opérations douanières : Le numéro EORI est une exigence légale pour les entreprises effectuant des importations ou des exportations dans l'Union européenne.
• Procédure d'obtention : Obtenir votre numéro EORI est simple. Il suffit de vous adresser aux autorités douanières de votre pays ou consultez leur site internet. En France, par exemple, rendez-vous sur le site de la douane française et suivez les instructions pour remplir le formulaire adéquat.
• Informations nécessaires à l'importation : Lorsqu'une entreprise de l'UE importe des marchandises, elle doit fournir son numéro EORI à la fois sur la facture commerciale et en utilisant les outils d'expédition en ligne lors de la saisie des informations relatives à l'expéditeur.
• Rôles multiples du numéro EORI : Le numéro EORI est employé dans de multiples contextes par les autorités douanières, y compris pour identifier les opérateurs économiques dans des bases de données douanières, lors d'audits, et pour sécuriser les échanges d'informations.
• Uniformité au sein de l'UE : Bien que le numéro EORI soit attribué par un État membre de l'UE, il est reconnu et requis pour les échanges avec tous les autres États membres. Cela garantit un système harmonisé pour le traitement des marchandises au sein du marché unique européen.

Avantages d'avoir un numéro EORI :

• Fluidifie le traitement des envois douaniers.
• Évite les encombrements et accélère le transit.
• Facilite la traçabilité des opérations douanières.

Inconvénients :

• Encore une étape administrative à franchir avant de pouvoir commercer.
• Pourrait être source de confusion pour les nouveaux importateurs et exportateurs.

Le rôle des déclarations en douane CN22 et CN23

L'envoi de colis hors de nos frontières implique forcément de se familiariser avec les déclarations CN22 et CN23. Elles jouent un rôle critique dans le processus de dédouanement. Elles informent, en effet, les autorités sur la nature de ce que vous expédiez. Ces formulaires sont des pièces maîtresses pour éviter les mauvaises surprises douanières. En plus de renseigner sur le contenu de vos envois, ils permettent de déterminer les taxes à appliquer. Les déclarations CN22 et CN23 sont donc un passage obligé pour vos envois internationaux. Comment savoir lequel utiliser et quand ? Tout cela dépend de la valeur et de la nature de ce que vous envoyez.

CN22 ou CN23 ? Voici la règle

Si votre colis a une valeur déclarée jusqu'à 380 euros, le CN22 est votre go-to. Au-dessus de ce montant, tournez-vous vers le CN23. Pour les envois entre la France métropolitaine et les DOM, le CN23 est obligatoire.

Cinq étapes pour remplir votre déclaration :

• Identification des parties impliquées : Incluez les infos complètes de l'expéditeur et du destinataire avec noms, adresses, avec une indication précise du pays du destinataire.
• Détail du contenu et quantité : Précisez la description et la quantité des objets pour faciliter les contrôles douaniers et respecter les régulations spécifiques à chaque pays.
• Classification et valeur de la marchandise : Associez le numéro tarifaire à chaque marchandise, avec la valeur déclarée, essentiels pour une taxation appropriée.
• Origine des biens : Le formulaire doit indiquer le pays d'origine des marchandises envoyées.
• Signature obligatoire : Une fois complété, le formulaire nécessite une signature.

Avantages de bien faire les choses :

• Vous minimisez les retards douaniers et les risques de saisie.
• Vous profitez éventuellement d'exemptions de droits de douane.
• Ces formulaires peuvent servir de preuve pour l’exonération de TVA sur les exportations.

Inconvénients en cas d'erreur :

• Des erreurs peuvent aboutir à des frais supplémentaires.
• Votre expédition pourrait se retrouver bloquée, puisqu'elle ne passe pas incognito.

Certificats d'origine et accords commerciaux

L'utilité des certificats d'origine dans le commerce international

Les certificats d'origine sont des attestations cruciales qui prouvent d'où viennent vos marchandises. Les certificats d'origine peuvent réduire vos droits de douane, voire les éliminer, dans le cadre d'accords commerciaux. Ils sont la garantie que vos produits sont bien "locaux" selon les règles du jeu international.

Avantages de l'avoir dans votre poche :

• Il ouvre les portes à de meilleures marges grâce à des taxes réduites.
• Renforce la confiance dans vos relations d'affaires internationales.

Les petits tracas :

• Le processus de certification peut être perçu comme un obstacle bureaucratique.
• Requiert rigueur dans la documentation et le suivi des réglementations variées.

Les accords préférentiels et les formulaires ATR et EUR 1

Les formulaires ATR et EUR 1 sont vos alliés pour naviguer dans les eaux des accords de libre-échange. Ils sont le fruit des accords entre pays pour simplifier les échanges commerciaux, en réduisant, souvent drastiquement, les droits de douane. Grâce à eux, votre produit peut être perçu comme "local" dans plusieurs marchés, ce qui allège la facture tarifaire. C'est un boost non négligeable pour la compétitivité de votre entreprise.

Les avantages en chiffres :

• Ils peuvent transformer un taux de droit de douane de 20% en un heureux 0%.
• Ils vous dessinent une route vers des marchés qui sinon, pourraient être couteux.

Quelques inconvénients :

• Une paperasse de plus à comprendre et à maîtriser.
• Des règles d'origine parfois complexes à satisfaire.

D'autres documents clés pour l'expédition

D'autres documents peuvent être nécessaires dans le processus d'envoi de colis à l'international.

Liste de colisage : pourquoi et comment la préparer ?

La liste de colisage est fondamentale : elle détaille tout ce qui se trouve dans votre envoi international. C'est une sorte de carte d'identité pour chaque colis, facilitant la tâche des agents de douane et, in fine, la vôtre. Cette liste permet de vérifier que l'expédition est en adéquation avec la commande. Elle évite les confusions et les erreurs potentielles qui pourraient survenir pendant le transport.

Cinq points à suivre pour préparer votre liste de colisage :

• Identification des articles : Détaillez chaque article avec nom, quantité, valeur unitaire et totale, ainsi que poids net sur la liste de colisage douane.
• Classification tarifaire : Associez à chaque article le code tarifaire pour déterminer droits de douane et taxes.
• Origine des marchandises : Indiquez le pays d'origine pour influencer les accords commerciaux et droits de douane.
• Valeur en douane : Précisez la valeur en douane selon les règles douanières, basée sur le CAF.
• Emballage et marquage : Décrivez l'emballage, assurez un marquage clair avec contenu, quantité, poids pour faciliter le dédouanement.

Les plus de la liste de colisage :

• Des vérifications plus rapides aux frontières.
• Moins de risques d'erreurs ou de pertes pendant le transport.

Moins plaisant, mais bon à savoir :

• Cela demande du temps et de l'attention.
• Oublier une mention peut entraîner des retards.

Ce document est donc la pierre angulaire de toute opération d'exportation réussie. Prenez-le au sérieux, et les douanes vous le rendront bien.

Les autorisations spécifiques : licences d'exportation et importation

Certains produits ont besoin d'une permission spéciale pour franchir les frontières, et c'est là qu'interviennent les licences s d'exportation et d'importation. Si vous voulez transporter des biens réglementés, une absence de licence peut entraîner des amendes ou même la saisie des marchandises. C'est l'autorisation de déplacer légalement certains articles à travers les frontières.

Cinq éléments clés des licences d'exportation et d'importation :

• Nécessité juridique : Les licences d'importation et d'exportation sont des autorisations légales requises par certains pays pour contrôler le commerce international.
• Produits spécifiques : Certains biens sensibles ou stratégiques exigent une licence pour éviter une utilisation inappropriée.
• Procédures strictes : Obtention soumise à des procédures strictes de demande, d'approbation et de suivi.
• Sanctions et embargos : Les licences peuvent être influencées par des sanctions internationales ou des embargos politiques.
• Responsabilité du titulaire : Les titulaires de licences sont responsables de se conformer aux règles et réglementations, sous peine de sanctions sévères.

Les avantages :

• Elles vous garantissent l'accès à des marchés réglementés.
• Elles protègent la réputation de votre entreprise.

Les inconvénients :

• La complexité des demandes peut être intimidante.
• Les délais d'obtention peuvent influencer vos délais d'expédition.

Pour qui sont-elles cruciales ? Pour toute entreprise qui marchande avec des produits sujets à des réglementations additionnelles. Anticipez les besoins de licences pour que vos échanges commerciaux restent aussi fluides que possible.

Procédures douanières pour les débutants

Faire sa déclaration en douane, c'est un peu comme monter un meuble en kit – il faut suivre les instructions, étape par étape, pour obtenir le résultat voulu sans mésaventure.

• Première chose à faire : Collectez tous les documents nécessaires, comme la facture commerciale, la liste de colisage, et le cas échéant, les licences d’exportation.
• Étape 1 : Identifiez le régime douanier sous lequel vous opérez. S'agit-il d'exportations temporaires, de retours, ou d'envois définitifs ?
• Étape 2 : Complétez la déclaration en douane proprement dite, qui peut souvent être faite en ligne via des plateformes.
• Étape 3 : Fournissez des informations détaillées sur les produits : classement tarifaire, origine, quantité, et valeur.
• Étape 4 : Attendez la confirmation de l’acceptation de votre déclaration par les autorités douanières. Elles peuvent vous demander des informations supplémentaires ou effectuer des contrôles.
• Étape 5 : Une fois tout approuvé, vos marchandises peuvent être expédiées ou retirées.

Alors, même si cela peut paraître rébarbatif, sachez qu'établir une déclaration en douane soignée évite bien des tracas. Prenez le temps de bien remplir chaque champ pour que vos affaires transfrontalières prennent leur envol l'esprit léger.

InXpress vous simplifie les déclarations douanières grâce à webship+

On l'aura vu tout au long de cet article, les obligations douanières peuvent paraître une étape fastidieuse à l'occasion de l'envoi de marchandises à l'international. Pour vous simplifier la vie, InXpress a mis en place une procédure de déclaration douanière simplifiée au travers de sa plateforme d'expédition webship+. Après avoir renseigné quelques informations simples sur le colis que vous souhaitez expédier (poids, dimensions, destination, dates d'expédition et de livraison), vous recevrez des propositions de la part de nos transporteurs partenaires. Il vous appartiendra alors d'opter pour la solution d'expédition qui vous convient le mieux.

Une seconde étape du processus d'envoi vous amènera à remplir toutes les informations nécessaires pour l'établissement d’une déclaration douanière en bonne et due forme (taille, poids, description du contenu, expéditeur, transporteur...). Notre outil vous proposera ensuite la sélection du HS code en corrélation avec la nature de la marchande précédemment renseignée. Vous pourrez aussi facilement renseigner le mode d'expédition et le régime douanier souhaité (DDP, DAP, FOB, ....). Une nouvelle fonction très prochainement disponible permettra l'estimation des Landing Costs, c'est-à-dire les coûts douaniers et autres taxes à destination.

Sur la base de tous ces renseignements, une facture commerciale conforme aux exigences de la douane pourra aussi être éditée. Cette facture sera automatiquement envoyée au transporteur que vous aurez sélectionné. Cette facture proformat dématérialisée sera également transmise aux services des douanes concernées qui recevront ainsi les informations avant même l'arrivée physique du colis. Vous pourrez également joindre à cet envoi tout autre document nécessaire comme la lise de colisage par exemple.

Grâce à notre outil d'expédition, vous êtes ainsi de n'oublier aucun document douanier. Vos envois à l'étranger passeront donc facilement la frontière. Vous gagnez ainsi un temps précieux, mais aussi de l'argent en profitant de tarifs d'expédition négociés pour vous auprès des plus grands transporteurs mondiaux.